Termini di servizio — Vigenza

Versione v1.2-2026-10-21 · 21 ottobre 2026

1. Parti e conclusione del contratto

X20 Digital Trust Services S.r.l., Via Luigi Varanini 24, 20127 Milano, C.F. e P. IVA 12300800963 («X20»), fornisce Vigenza. Contatti: info@x20digitaltrust.com; PEC x20digitaltrust@pec.x20digitaltrust.com. Il servizio è riservato a imprese e professionisti (B2B) e non è destinato ai consumatori. Prima dell'attivazione chi agisce dichiara, con una casella distinta, di contrarre per scopi relativi alla propria attività imprenditoriale o professionale e di avere i poteri per vincolare il Cliente; X20 registra la dichiarazione. Non si applicano le norme del Codice del consumo riservate ai consumatori. La dichiarazione non comporta rinuncia alle tutele inderogabili eventualmente spettanti in base alle circostanze concrete. La falsità della dichiarazione di finalità professionale è causa di risoluzione ai sensi dell'art. 1456 c.c. (art. 7); restano risarcibili i danni provati secondo legge. Il contratto richiede l'accettazione dei presenti Termini e del DPA e una distinta approvazione delle clausole elencate in fondo. L'informativa privacy è disponibile prima della raccolta dei dati e non richiede un consenso generale.

2. Oggetto e limiti del servizio

Vigenza è una piattaforma SaaS di supporto alla compliance regolamentare: catalogo di obblighi e fonti, calendario e promemoria, gestione documenti, registri, evidenze e bozze di verbali. Le funzioni dipendono dal piano e dai moduli attivati. I collegamenti a caselle di posta e archivi esterni sono facoltativi e richiedono autorizzazione del Cliente. Vigenza è uno strumento di supporto all'attività di professionisti competenti e non li sostituisce: non fornisce consulenza legale, non certifica e non garantisce la conformità del Cliente, né la completezza o l'aggiornamento del catalogo di obblighi e fonti. Ogni decisione resta del Cliente e dei suoi professionisti. Il Cliente verifica fonti, applicabilità degli obblighi, date, documenti, destinatari e risultati prima di usarli. L'archiviazione operativa non equivale a conservazione regolamentare o a norma. Gli obblighi del Cliente verso autorità e terzi restano a suo carico. Le funzioni AI attive producono suggerimenti, estrazioni, classificazioni e bozze che possono essere inesatti o incompleti. La trascrizione audio è disattivata: la sua eventuale attivazione è comunicata prima e segue l'art. 5 del DPA. Occorre la revisione di un operatore competente; non devono assumere decisioni con effetti giuridici sulle persone senza tale revisione. Non caricare nelle funzioni AI informazioni privilegiate. Le funzioni AI usano i fornitori e le condizioni indicati nell'Allegato C del DPA; il Cliente sceglie quali dati inviarvi. Per affidare al servizio funzioni soggette al regolamento DORA, il Cliente e X20 concordano prima dell'affidamento gli elementi contrattuali e i livelli di servizio richiesti dall'art. 30 del regolamento (UE) 2022/2554, anche per funzioni essenziali o importanti. Questi Termini non sostituiscono tale accordo.

3. Account e uso consentito

Il Cliente designa utenti e ruoli, mantiene aggiornati i recapiti e usa credenziali personali, senza condividerle. Deve proteggere i dispositivi e segnalare accessi sospetti a X20. È disponibile l'autenticazione TOTP. Sono vietati il caricamento delle categorie di dati escluse dall'Allegato A del DPA, accessi ai dati altrui, aggiramento dei controlli o dei limiti del piano, contenuti illeciti, software dannoso, invii indesiderati e rivendita non autorizzata. Sono consentite le esportazioni dei propri dati. Il Cliente assicura la liceità dei dati caricati e dei collegamenti a servizi esterni, è titolare dei dati dei fascicoli secondo il DPA e risponde dell'operato dei propri utenti come del proprio. Mantiene copie dei documenti di cui necessita, anche tramite le esportazioni disponibili.

4. Piani e corrispettivi

L'abbonamento è mensile o annuale, secondo la periodicità scelta prima del pagamento. Gli importi sono in euro, IVA esclusa.

Il piano Vigilata è destinato alla singola impresa vigilata; il valore zero non esclude la gestione del proprio spazio. I crediti misurano il consumo delle operazioni AI, non un numero garantito di documenti o risultati. Funzioni aggiuntive, posti, spazi e pacchetti di crediti si acquistano solo con prezzo e limiti comunicati e accettati prima del pagamento. I crediti inclusi si rinnovano ogni mese, anche con fatturazione annuale, e non si cumulano. Il pacchetto extra prepagato costa 139 € oltre IVA per 1.000 crediti, validi 12 mesi dall’acquisto. I crediti sono unità di consumo delle funzioni AI: ogni operazione consuma un credito per ogni 0,02 € o frazione del costo massimo della chiamata al fornitore AI, calcolato prima dell'esecuzione sui listini del fornitore e sulla dimensione di richiesta e risposta. Le operazioni che non producono una risposta per errore del fornitore o del sistema sono riaccreditate. Le variazioni sfavorevoli del criterio si applicano solo agli acquisti e ai rinnovi successivi, con il preavviso dell'art. 10.2; i pacchetti già acquistati mantengono le condizioni originarie fino alla scadenza. La prova dura al massimo 7 giorni, con dati dimostrativi e senza operazioni AI a costo variabile.

5. Vendita, rinnovo, disdetta e rimborsi

Paddle.com è il rivenditore autorizzato e merchant of record: vende l'abbonamento, incassa, emette il documento fiscale e gestisce imposte, rimborsi e contestazioni. L'entità venditrice è indicata nel checkout e nel documento fiscale. Il rapporto di acquisto con Paddle segue le sue condizioni di vendita; X20 eroga il servizio secondo questi Termini e il DPA. Le condizioni Paddle più favorevoli all'acquirente per acquisto e rimborso restano applicabili. Legge e foro dell'art. 13 riguardano il rapporto con X20. Prima di pagare il Cliente vede piano, importo, IVA, periodicità e rinnovo. L'abbonamento si rinnova automaticamente alla scadenza del periodo scelto (ogni mese oppure ogni anno) salvo disdetta. Il Cliente può disdire in qualsiasi momento nel portale di gestione dell'abbonamento, oppure scrivendo all'assistenza; la disdetta ricevuta prima del rinnovo ha effetto alla fine del periodo già pagato. Il servizio resta utilizzabile fino a tale data. X20 comunica il rinnovo prima dell'addebito. Ogni aumento è comunicato almeno 30 giorni prima e opera dal primo rinnovo successivo a tale termine; il Cliente può disdire prima che si applichi. Garanzia di rimborso sul primo pagamento: entro 14 giorni dal primo addebito di un abbonamento puoi chiederne il rimborso integrale tramite Paddle o scrivendo a info@x20digitaltrust.com. Vale una sola volta per organizzazione. Disdire non equivale a chiedere il rimborso. Restano i rimedi per inadempimento, addebiti errati e le condizioni di rimborso riconosciute da Paddle. La sola disdetta non comporta rimborso del periodo utilizzato.

6. Disponibilità e servizi di terzi

X20 presta il servizio con diligenza professionale e assistenza via email. Salvo accordo scritto, non sono garantiti disponibilità continua, tempi di risposta, livelli di servizio con penali, backup o ripristini. Le manutenzioni programmate sono comunicate con ragionevole anticipo; gli interventi urgenti possono avvenire senza preavviso. Il servizio si avvale dei fornitori elencati nell’Allegato C del DPA (tra cui Supabase, Lovable, Resend, Brevo e, per le funzioni AI, Anthropic) e dei servizi collegati dal Cliente. I loro limiti possono incidere sul funzionamento; ciò non esclude la responsabilità di X20 per la parte di danno imputabile al proprio inadempimento o ai propri ausiliari nei limiti di legge.

7. Sospensione e risoluzione

X20 può sospendere l'accesso, in tutto o per i soli utenti o funzioni interessati, nella misura e per il tempo necessari in caso di rischio concreto per sistemi o dati, uso vietato dall'art. 3, ordine dell'autorità o mancato pagamento protratto per oltre 15 giorni dal sollecito. Comunica il motivo e, quando possibile, concede prima un termine per rimediare; per rischi di sicurezza la sospensione può essere immediata, con comunicazione successiva senza ritardo. La sospensione non impedisce la restituzione dei dati tramite assistenza, salvo divieti di legge. Ciascuna parte può risolvere per grave inadempimento non sanato entro 15 giorni dalla diffida scritta. X20 può avvalersi dell'art. 1456 c.c., comunicando tale volontà, per accesso abusivo ai dati altrui, distribuzione di software dannoso, rivendita non autorizzata o falsità della dichiarazione di finalità professionale dell'art. 1. Restano i rimedi di legge.

8. Proprietà e protezione dei dati

X20 e i suoi licenzianti conservano i diritti sul software, marchi e materiali. Il Cliente riceve per la durata del rapporto una licenza non esclusiva per il proprio uso professionale, entro il piano; restano le facoltà inderogabili di legge. Dati e documenti del Cliente restano nella sua disponibilità. X20 non li vende né li utilizza per addestrare propri modelli AI. Ciascuna parte protegge le informazioni non pubbliche dell'altra ricevute nell'esecuzione del rapporto, comprese informazioni commerciali, documentazione tecnica, misure di sicurezza e risultati delle verifiche, e le usa solo per il contratto. Le comunica soltanto a chi ne ha necessità ed è vincolato alla riservatezza, oppure quando lo impone la legge o un'autorità. Sono escluse le informazioni legittimamente pubbliche, già conosciute o sviluppate in modo indipendente. L'obbligo dura cinque anni dalla cessazione e, per i segreti commerciali, finché conservano tale natura. Per account, fatturazione e assistenza amministrativa vale l'Informativa prodotto; per i dati caricati dal Cliente, inclusi registri e attività degli operatori, vale il DPA, parte integrante del contratto e prevalente in materia di trattamento per conto del Cliente.

9. Garanzie, responsabilità e manleva

9.1 X20 si impegna a correggere i difetti segnalati in un termine ragionevole secondo la gravità. Non garantisce risultati regolamentari né l'assenza di errori. Nei limiti consentiti dalla legge sono escluse le garanzie non espressamente previste. Le scelte del Cliente e gli eventi non imputabili a X20 rilevano solo nella misura in cui causano il danno; resta l'art. 1227 c.c. 9.2 La responsabilità complessiva di X20 verso il Cliente è limitata ai corrispettivi del servizio dei dodici mesi precedenti il fatto dannoso. Per un eventuale accesso gratuito il limite è 1.000 €. Nei limiti di legge sono esclusi danni indiretti, mancato guadagno, perdita di clientela e sanzioni a carico del Cliente. Non operano esclusioni o limiti per dolo, colpa grave, danni alla persona o responsabilità inderogabili. Restano integri diritti degli interessati, poteri delle autorità e responsabilità proprie di X20 ai sensi dell'art. 82 GDPR; le sanzioni irrogate direttamente a X20 non sono soggette al massimale. L'uso di output del servizio senza la verifica di un operatore competente rileva, ai sensi dell'art. 1227 c.c., nella misura in cui abbia causato o aggravato il danno; restano fermi i limiti e le esclusioni dal limite di questo articolo. 9.2-bis Il Cliente segnala per iscritto a X20 il fatto dannoso senza ingiustificato ritardo da quando dispone di elementi sufficienti per individuarlo. Il ritardo non determina decadenza, ma rileva ai sensi dell'art. 1227 c.c. nella misura in cui abbia aggravato il danno. 9.3 Il Cliente tiene indenne X20 dalle pretese di terzi e dalle ragionevoli spese di difesa solo nella misura causata da proprie violazioni contrattuali o da dati e istruzioni illeciti. X20 informa tempestivamente il Cliente e gli consente di partecipare alla difesa. Sono escluse conseguenze imputabili a X20 e sanzioni per violazioni proprie di X20. 9.4 Nessuna parte risponde per eventi di forza maggiore non imputabili; ne dà tempestiva comunicazione e limita gli effetti. Restano dovuti restituzione dei dati e rimborso del servizio definitivamente non erogato.

10. Modifiche

10.1 X20 può modificare il servizio per ragioni tecniche, sicurezza, legge o cambiamenti dei fornitori, senza ridurre le funzioni essenziali già pagate. 10.2 Le modifiche dei Termini sono comunicate almeno 30 giorni prima, senza effetto retroattivo. Il Cliente può recedere senza penali prima dell'efficacia; se cessa anticipatamente per una modifica sfavorevole, riceve il rimborso del periodo pagato non goduto. Nuove clausole onerose richiedono distinta approvazione; la prosecuzione dell'uso non la sostituisce.

11. Cessazione e cessione

11.1 X20 può cessare il servizio o un piano per tutti i suoi utenti con almeno 30 giorni di preavviso per cessazione del prodotto, venir meno di un fornitore essenziale, obbligo di legge o impossibilità tecnica di continuare in sicurezza. Rimborsa la parte pagata e non goduta e assiste l'uscita del Cliente. 11.2 Il Cliente consente ai sensi dell'art. 1406 c.c. al subentro nell'intero rapporto, DPA compreso, di una società del gruppo X20 o dell'avente causa in una cessione o conferimento d'azienda o ramo, fusione, scissione o trasformazione. X20 comunica successore, data e garanzie almeno 15 giorni prima. Non si riducono diritti né garanzie. Il Cliente può esportare i dati e uscire senza penali prima del subentro se ritiene insufficienti le garanzie, con rimborso del periodo non goduto. Restano gli obblighi regolamentari applicabili. Il Cliente non cede il rapporto senza consenso scritto di X20, salvo cessione della propria azienda o ramo previamente comunicata.

12. Uscita, restituzione e cancellazione

Il Cliente può richiedere il passaggio ad altro fornitore o alla propria infrastruttura scrivendo all'assistenza, con preavviso non superiore a due mesi. La transizione decorre dalla fine del preavviso e va completata entro 30 giorni. X20 presta assistenza ragionevole, anche ai terzi autorizzati dal Cliente, mantiene continuità e sicurezza durante la transizione e segnala i rischi noti. Se i 30 giorni sono tecnicamente impraticabili, entro 14 giorni lavorativi dalla richiesta X20 ne comunica i motivi e un periodo alternativo non superiore a sette mesi; il Cliente può prorogare una volta la transizione per esigenze proprie (art. 25 del regolamento (UE) 2023/2854). Il rapporto termina al completamento del passaggio, che X20 conferma per iscritto, o, se si richiede soltanto la cancellazione, alla fine del preavviso. X20 non applica tariffe o penali di passaggio. La cessazione del prodotto dell'art. 11.1 non abbrevia transizione e recupero, salvo impedimenti di legge. Sono restituibili dati strutturati, documenti caricati, registri, evidenze, configurazioni del Cliente, relativi metadati e output che lo riguardano, in formati strutturati di uso comune e nei formati originali dei file. Sono esclusi codice sorgente, credenziali infrastrutturali, documentazione interna di sicurezza e altri segreti di X20, senza ostacolare il trasferimento. L'esportazione si richiede tramite assistenza anche se l'accesso ordinario è sospeso. X20 pubblica nella documentazione online del servizio, e fornisce su richiesta, la descrizione aggiornata di strutture e formati dei dati esportabili, procedure, specifiche di interoperabilità e limiti tecnici noti, nonché le giurisdizioni delle infrastrutture usate e le misure contro accessi governativi ai dati non personali in contrasto con il diritto dell'Unione (artt. 26 e 28 del regolamento (UE) 2023/2854). Alla cessazione il Cliente sceglie restituzione o cancellazione. Senza diversa istruzione, i dati sono disponibili per restituzione per 90 giorni dalla cessazione e sono cancellati entro il termine di tale periodo. Dopo un passaggio il periodo di recupero non è inferiore a 30 giorni dalla fine della transizione. Se il Cliente chiede la cancellazione, X20 la esegue dai sistemi attivi entro 30 giorni dalla richiesta, senza attendere 90 giorni; le copie residue presso i fornitori sono eliminate nei tempi dell'art. 9 del DPA. Il Cliente assicura la conservazione regolamentare che gli compete. Sopravvivono riservatezza, obblighi relativi ai dati, responsabilità e disciplina delle controversie.

13. Legge, foro e salvezza

13.1 Si applica la legge italiana al rapporto con X20. 13.2 Per le controversie con X20 è competente esclusivamente il Foro di Milano, salvi i fori inderogabili. 13.3 Nessuna clausola limita diritti o responsabilità inderogabili. Se una clausola è invalida, le altre restano efficaci nella misura consentita dalla legge. Se l'approvazione specifica delle clausole elencate in calce non fosse valida, in luogo di ciascuna di esse si applicano le norme di legge. La tolleranza non costituisce rinuncia. Prevalgono gli accordi specifici sottoscritti e, per la protezione dei dati, il DPA; eventuali traduzioni non prevalgono sul testo italiano.

Approvazione specifica ai sensi degli artt. 1341–1342 c.c.

Con accettazione distinta il Cliente approva: art. 5 (rinnovo automatico e disdetta); art. 6 (limiti di disponibilità e garanzie); art. 7 (sospensione e risoluzione espressa); art. 9.1 (esclusioni di garanzia); art. 1 (qualifica professionale e risoluzione per dichiarazione falsa); art. 9.2 (limiti ed esclusioni di responsabilità); art. 9.3 (manleva); art. 10.1 (modifiche del servizio); art. 10.2 (modifiche dei Termini); art. 11.1 (recesso di X20); art. 11.2 (cessione e subentro e divieto di cessione per il Cliente); art. 13.2 (foro esclusivo di Milano); DPA art. 1.5 (obblighi del Cliente nella catena di trattamento), art. 5.2 (recesso come rimedio per l'opposizione al sub-responsabile), art. 8.1 (modalità delle verifiche ordinarie), art. 8.2 (modalità delle ispezioni e costi), art. 10.1 (limitazione di responsabilità), art. 10.2 (manleva del Cliente), art. 11.2 (cessione e subentro), art. 11.3 (foro esclusivo di Milano).